WEEE-Nummer beantragen: Schritt-für-Schritt für Online-Händler

Wer Elektrogeräte oder Zubehör mit elektrischen Komponenten in Deutschland verkauft, braucht zwingend eine WEEE-Registrierungsnummer. Ohne sie dürfen die betroffenen Produkte nicht in den Verkehr gebracht werden. In diesem Leitfaden erfährst du Schritt für Schritt, wie du die WEEE-Nummer bei der Stiftung EAR beantragst, welche Unterlagen du brauchst, was es kostet und wo du die Nummer im Shop anzeigen musst.

Das folgende Diagramm zeigt alle fünf Schritte der WEEE-Registrierung im Überblick.

Von der Prüfung der Registrierungspflicht bis zur korrekten Anzeige der WEEE-Nummer im Shopify-Shop – die fünf Pflichtschritte mit typischen Bearbeitungszeiten. Quelle: eigene Darstellung nach Stiftung EAR

Was ist die WEEE-Nummer und wer braucht sie?

WEEE steht für “Waste Electrical and Electronic Equipment”, zu Deutsch: Elektro- und Elektronik-Altgeräte. Die WEEE-Registrierungsnummer (Format: DE + 8 Ziffern, zum Beispiel DE 12345678) bestätigt, dass du als Hersteller oder Importeur bei der Stiftung EAR (Elektro-Altgeräte Register) registriert bist.

Wer registrierungspflichtig ist: Jeder Hersteller, Importeur oder Händler, der Elektro- oder Elektronikgeräte erstmals in Deutschland in den Verkehr bringt. Das gilt auch für kleine Online-Händler, Marktplatz-Verkäufer und Eigenmarken-Anbieter. Ob deine Produkte betroffen sind, hängt davon ab, ob sie Strom verbrauchen, Batterien enthalten oder Teil einer elektrischen Anlage sind.

Wer nicht registrierungspflichtig ist: Wiederverkäufer, die ausschließlich bereits in Deutschland registrierte Produkte anderer Hersteller weiterverkaufen, brauchen keine eigene WEEE-Nummer. Sobald du aber Eigenmarkenprodukte verkaufst oder aus einem Drittland importierst, wirst du selbst zum Hersteller im Sinne des ElektroG.

Konsequenzen ohne Registrierung: Das Inverkehrbringen ohne WEEE-Nummer ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit Bußgeldern bis zu 100.000 Euro geahndet werden. Außerdem können Mitbewerber wettbewerbsrechtlich abmahnen.

Schritt 1: Registrierungspflicht prüfen

Bevor du den Antrag stellst, kläre die Frage: Falle ich überhaupt unter das ElektroG?

Betroffene Produktkategorien umfassen:

• Haushaltsgroßgeräte (Waschmaschinen, Kühlschränke)
• Haushaltskleingeräte (Toaster, Föne, elektrische Zahnbürsten)
• IT- und Telekommunikationsgeräte (Laptops, Smartphones, Router)
• Bildschirmgeräte (Monitore, Fernseher)
• Beleuchtungsgeräte (LED-Leuchten, Leuchtmittel)
• Elektrische und elektronische Werkzeuge
• Spielzeug, Freizeit- und Sportgeräte mit elektrischen Komponenten
• Medizinprodukte mit elektrischer Funktion
• Überwachungs- und Kontrollinstrumente
• Wärmetauscher
• Photovoltaikmodule

Im Zweifelsfall kannst du beim EAR-Portal einen Klärungsantrag stellen oder die Produktkategorie vorab prüfen lassen.

Schritt 2: Konto im EAR-Portal erstellen

Die Registrierung läuft vollständig digital über das EAR-Portal der Stiftung EAR. Das folgende Bild zeigt die Startseite des Portals mit den wichtigsten Einstiegspunkten.

Die Stiftung EAR ist die zuständige Behörde für die Umsetzung des ElektroG. Die Registrierung für Hersteller und Importeure erfolgt vollständig über das ear-Portal. Quelle: stiftung-ear.de

Die Registrierung läuft vollständig digital über das EAR-Portal (www.stiftung-ear.de). Folgende Angaben brauchst du für die Kontoerstellung:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Angabe der bevollmächtigten Person (muss Hauptansprechpartner sein und als Administrator fungieren)
• Rechnungsadresse und Zahlungsinformationen
• E-Mail-Adresse für die Bestätigung (innerhalb von sieben Tagen klicken)

Nach der Bestätigung erhältst du deine Benutzer-ID und kannst dich im Portal anmelden. Registrierungsanträge können nur aus einem Herstellerkonto gestellt werden, nicht aus einem Händlerkonto.

Schritt 3: Registrierungsantrag stellen

Im Bereich “Meine Aktivitäten” unter “Registrierungen” stellst du den eigentlichen Antrag. Pro Marke und Gerätekategorie-Kombination ist ein separater Antrag erforderlich.

Marke angeben: Die Marke muss auf deinen Geräten erkennbar sein. Eine eingetragene Marke ist nicht vorausgesetzt, der Unternehmensname genügt. Ungültig sind generische Bezeichnungen wie “No Name”, reine Gerätebeschreibungen oder Produkttypen.

Gerätekategorie wählen: Wähle die zutreffende Kategorie aus der EAR-Liste. Das Portal bietet Orientierungshilfen zur Kategoriezuordnung. Im Zweifelsfall kann es sinnvoll sein, einen Service-Anbieter wie Take-e-way oder certify GmbH zu beauftragen, der die Einordnung übernimmt.

Garantienachweis erbringen: Für Produkte, die an private Endverbraucher verkauft werden, brauchst du einen insolvenzfesten Garantienachweis. Das kann ein Treuhandkonto, eine Bankbürgschaft oder ein anerkanntes Rücknahmesystem sein. Für reine B2B-Produkte (Nicht-Haushaltsgeräte) reicht stattdessen ein Produktrücknahmekonzept.

Schritt 4: Unterlagen hochladen und Antrag einreichen

Vor dem Absenden prüfst du alle Angaben und bestätigst deren Richtigkeit per Checkbox. Folgende Unterlagen können je nach Produktkategorie angefordert werden:

• Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung
• Produktdokumentation (Bilder, Produktblätter, technische Datenblätter)
• Nachweis der Marke (falls vorhanden)
• Garantienachweis oder Rücknahmekonzept für Non-Household-Geräte

Nach dem Einreichen prüft das EAR-Team deinen Antrag. Häufige Fehlerquellen, die die Bearbeitung verlängern: unvollständige Unternehmensangaben, fehlende oder unleserliche Dokumente, zu generische Markenbezeichnungen.

Schritt 5: WEEE-Nummer erhalten

Nach erfolgreicher Prüfung erhältst du die WEEE-Registrierungsnummer per E-Mail und sie wird öffentlich in der EAR-Datenbank eingetragen. Dort kann sie von Marktplätzen, Partnern und Behörden geprüft werden.

Bearbeitungszeit: Rechne mit zwei bis zehn Wochen. Bei korrekten Unterlagen liegt die Bearbeitungszeit laut EAR bei zwei bis vier Wochen. Fehler im Antrag verlängern die Wartezeit um weitere bis zu sechs Wochen.

WEEE-Nummer prüfen

Ob eine WEEE-Nummer existiert und aktiv ist, kannst du in der öffentlichen EAR-Datenbank unter www.stiftung-ear.de prüfen. Die Suche funktioniert nach Herstellername oder Registrierungsnummer. Das ist besonders relevant, wenn du Produkte von Lieferanten beziehst und sicherstellen willst, dass diese korrekt registriert sind.

Seit Juli 2023 sind auch Marktplätze gesetzlich verpflichtet, zu prüfen, ob alle auf ihrer Plattform angebotenen Produkte korrekt registriert sind. Wer auf Amazon, eBay oder ähnlichen Plattformen verkauft, muss seine WEEE-Nummer dort hinterlegen.

WEEE-Nummer korrekt im Online-Shop anzeigen

Das ElektroG schreibt in § 6 Abs. 3 vor, dass die WEEE-Nummer “beim Anbieten der Waren und auf Rechnungen” angegeben werden muss. Das bedeutet konkret:

Auf der Produktdetailseite: Die Nummer muss dort erscheinen, wo Produkteigenschaften und Preisinformationen die Kaufentscheidung ermöglichen. Ein Link auf eine allgemeine Infoseite genügt nicht.

Auf Rechnungen: Im Zusammenhang mit der Hersteller- oder Händleranschrift auf jeder Rechnung.

Empfehlenswert zusätzlich: Im Footer der Website (neben der USt-ID), in Bestätigungs-E-Mails und in Katalogen. Das EAR empfiehlt, die WEEE-Nummer überall dort anzuzeigen, wo auch die Umsatzsteuer-ID erscheint.

Darstellung auf der Produktseite in Shopify: ShopCompliance ermöglicht es, die WEEE-Registrierungsnummer und das Rücknahme-Symbol (durchgestrichene Mülltonne) strukturiert pro Produkt zu hinterlegen und automatisch auf der Produktseite auszuspielen, ohne Theme-Eingriffe.

ShopCompliance übernimmt die WEEE-Pflichtanzeige auf Produktseiten automatisch – WEEE-Nummer, Rücknahme-Symbol und Entsorgungshinweise werden zentral gepflegt und überall konsistent ausgespielt. Quelle: shopcompliance.net

Kosten der WEEE-Registrierung

Die Registrierung beim EAR ist nicht kostenlos. Anfallende Gebühren:

• Registrierungsgebühr: Einmalig beim EAR, Höhe je nach Bearbeitungsaufwand
• Jährliche EAR-Gebühr: Richtet sich nach Absatzmenge; für kleine Online-Händler typischerweise ca. 200 Euro jährlich
• Garantienachweis (B2C): Kosten für Bankbürgschaft, Treuhandkonto oder Mitgliedschaft in einem Rücknahmesystem
• Dienstleister: Wer die Registrierung über einen spezialisierten Anbieter abwickelt, zahlt zusätzliche Servicegebühren (typisch: 150 bis 500 Euro einmalig)

Für Marktplatzhändler übernehmen manche Fulfillment-Dienstleister die Registrierung und die jährliche Meldepflicht als Teil ihres Servicepaketes.

Jährliche Meldepflicht und laufende Pflichten

Die WEEE-Registrierung ist keine einmalige Sache. Nach der Registrierung gelten fortlaufende Pflichten:

• Mengenmeldung: Jährlich musst du dem EAR melden, wie viele Elektrogeräte (nach Kategorie und Gewicht) du in Verkehr gebracht hast.
• Garantienachweis aktuell halten: Der Garantienachweis muss immer gültig sein.
• Sortimentsänderungen melden: Neue Produktkategorien oder Marken müssen separat registriert werden.
• Rücknahmesystem aufrechterhalten: Du musst sicherstellen, dass du an einem Rücknahmesystem teilnimmst oder eine eigene Rücknahmelösung anbietest.

Häufige Fragen zur WEEE-Registrierung

Muss ich mich registrieren, wenn ich nur gelegentlich ein paar Elektrogeräte verkaufe?

Ja. Die Registrierungspflicht gilt unabhängig von der Menge. Auch ein einziges Elektrogerät, das du erstmalig in Deutschland in den Verkehr bringst (als Hersteller oder Importeur), löst die Pflicht aus.

Ich verkaufe nur auf Amazon. Muss ich trotzdem eine eigene WEEE-Nummer haben?

Ja, wenn du Eigenmarkenprodukte oder Importware aus Drittländern verkaufst. Seit Juli 2023 muss Amazon die WEEE-Nummer deiner Marke für betroffene Produkte im Seller-Konto hinterlegt haben, sonst kann der Listing gesperrt werden.

Wie lange gilt die WEEE-Registrierung?

Die Registrierung gilt unbefristet, solange du die jährlichen Meldepflichten und Gebühren erfüllst. Wenn du aufhörst, Elektrogeräte zu verkaufen, kannst du die Registrierung bei der Stiftung EAR beenden.

Was passiert, wenn ich die falsche Gerätekategorie gewählt habe?

Eine Korrektur ist möglich, kostet aber Zeit und verursacht zusätzliche Bearbeitungsgebühren. Es lohnt sich, die Kategoriezuordnung vorab mit einem Dienstleister oder direkt beim EAR zu klären.